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#SPC2012 : Planning and creating well designed intranet sites in SharePoint online

Session de 13h45 à 15h animée par Randy Drisgill et John Ross (MVPs)

Petit résumé:

Mêmes speakers que ce matin.

Oh… My… God.

Le titre était vendeur.

En fait non.

Session « je raconte des généralité et je met ‘online’ à la fin »

Si vous n’avez vraiment aucune idée du comment penser à la mise en place d’un site intranet sous SharePoint, lisez ceci.

// office 365 / SharePoint online

Comme ce matin 2 plans :

Small business :

  • moins de 25 personnes
  • une collection pour le collab
  • un site public

Entreprise :

  • on peut creer ses collection
  • publishing possible

// Planning for an intranet on SharePoint online

Ils nous montrent une enquête qui dit que 62% des projets dépassent en temps, 49% en couts et 22% ne répondent pas au besoin.

Les influence de la réussite ou de l échec ne viennent pas de la technique mais du sponsor, business. Planifier est donc le plus important.

On a donc 3 étapes : planifier, implémenter, migrer. Il rappelle que la 3e partie est souvent oubliée, il a pas tort, cette partie prend souvent autant que l’implémentation.

1- Vision and goals

Il faut creer la vision: que veut on accomplir ? comment on saura qu’on est arriver? (on veut reduire les couts, on veut se debarrasser du vieil intranet, etc.)

2- recueil de besoin

  • Qui se servira du site ? Pourquoi ?
  • Quel type de site ?
  • Les contenu ?
  • La gouvernance ?

Bonne spécification: précisé et spécifique

Mauvaise : le site doit faire des trucs sociaux…

Que fait on de notre vision du projet ?

On l’écrit ! on le fait valider par le client, on s’assure qu on puisse y revenir dessus pour vérifier.

// custom intranet scénarios

  • collaboration

Le principe de collaboration est de faire travailler plusieurs personnes vers un but commun. Ces outils sont les plus utilisé dans l’intranet, c’est ici que les gens travaillent.

Exemple : team site, communautés, social, search

Exemples de sites : site de département, groupe de discussion pour partager des idées, etc.

  • démo des fonctions collaboratives

Ils nous montrent un site sans dev ni branding structuré par département, par communautés.

Il nous montre la page pour le département « sales », des webparts : un ppt affiché avec Office WebApp, une liste de docs trié par rating, etc. Une autre page d’un autre département montre autre chose lié a ce département.  Tout ça pour dire que si un modèle de sous site nous plait, on peut le sauver en tant que template…

  • portails

Les principe du portail : comment unifier a une seul place différentes informations et comment les rendre disponible en 1 clic.

C’est plus orienté communication que collaboration.

Les portails SharePoint sont basés sur les fonctionnalités WCM : authoring, CQWP, publication contrôlée, branding.

Les guidelines : définir des metadonnées pour montrer le contenu quand on en a besoin.

  • démo du WCM

Il nous montre 4 page publishing et nous montre conment ça marche.  Il nous montre une page à la racine du site avec une CQWP qui remonte ses 4 pages. Rien de neuf.

  • conception de portail

Mots d’ordre :

Garder le site clean et simple. Règle de 3 clics : il faut que l’utilisateur trouve son contenu en 3 clics. Plus de clics est ok a condition que l’utilisateur ne soit pas perdu.

Les utilisateurs cherchent leur contenu par : la navigation, le contenu, la recherche, des raccourcis. De plus en plus d’utilisateurs sont search centric, les métadonnées sont donc ultra importantes.

Important : donner un nom a son intranet. Pas « le site SharePoint ».

// custom branding

Le speaker nous explique l’importance de brander son intranet :

  • pour distinguer l’intranet du reste,
  • pour renforcer la consistance des infos à travers les départements et équipes,
  • et enfin pour aider les utilisateurs à s’identifier à l’entreprise.

// Les options pour brander du SharePoint online

Voir le post de la session de ce matin

// post migration

Il y a des phases après la migration : support et formation. Tiens donc !

Fabien

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