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#SPC2012 : Best practices for record management with SharePoint 2013

Session de 9h à 10h15 animée par Scott Jamison, Jornata

Petit résumé:

Une présentation des fonctionnalités de SharePoint 2013 (qui apporte très peu de nouveautés) pour gérer son archivage de document. Des bonnes pratiques à reprendre mais peu de concret.

// intro

La session est basée sur l’histoire de Bob. Bob a déployé SharePoint.

Il a une demande de records management dans son organisation.

Il ne sait pas comment s’y prendre.

La session va donc aider Bob a répondre à son client.

// enterprise content management

Les concepts de RM sont : partage, organisation, trouver, construire, gérer.

3 étapes : 

  • Création des documents (création et organisation, metadata) -> personnel
  • Organisation des documents (policy, architecture de l’information, taxonomie) -> team
  • Securisation des document (reduire les risques) -> organisation

// record management

Le RM consiste a identifier, classe, archiver, conserver et detruire les enregistrements.

Le but est de faire tout ca d’une facon repetable et controlable.

Les problèmes à résoudre : 

  • Comment définir ses politiques de rétention ?
  • Comment accéder aux archives ?
  • Comment rendre tout ça semble pour que les utilisateurs adoptent l’outil ?

Il nous montre un cycle de vie de document : create, collaborate, review, approve, publish, expire, archive/destroy

Une best practice est d’ajouter des metadonnees a chacune des étapes.

// what s new in 2013

En SharePoint 2010:

  • content organizer
  • document sets
  • document IDs
  • location based metadata default : il pense que c’est la feature la plus sous estimée.
  • navigation par metadonnees
  • in place record
  • site based eDiscovery and Holds

En SharePoint 2013:

  • tout ce qu on a dans 2010 +
  • Site rétention : on peut cibler une policy sur un site, qu’est ce qui cause la fermeture et la suppression du site
  • site mailboxes (qui suivent les politique de rétention du site) : voir mon CR de mardi sur ce sujet. Cette fonctionnalité permet de drag et dropper un mail dans la doc lib ce qui permet de gérer les mails en tant que records
  • cloud parity : on a toutes les fonctionnalités dans le cloud.
  • eDiscovery : idem, voir mon CR précédent dédié au sujet.

– démo de la politique de rétention d’un site

Tout se passe dans les site setting, il faut activer la feature « site policy » qui active le menu « site policy » et « site closure and deletion ». On doit d’abord définir une policy au niveau collection de site, puis l’assigner au site.

Lorsqu’un site est fermé, un bandeau apparait tout en haut de l’écran : « le site est fermé à la demande de l’administrateur de la collection ».

– démo de la site mailbox

Il ajoute une app et la site mailbox est créé, rien de neuf par rapport a la session de mardi.

– démo depuis le cloud

Il montre juste un record center sur O365.

– il passe maintenant a une belle publicité sur son bouquin… 

// top 10 best practice

1 – identifier les roles :  qui est en charge des enregistrements (archiviste, legal), qui implémente (IT), qui gère le contenu, les utilisateurs

2 – analyser le contenu à conserver 

3 – encourager l’usage de métadonnées : les personnes qui créent le contenu doivent être former à bien remplir les méta, créer des colonnes, pas des dossiers, assigner des métadonnées par défaut sur les colonnes, former les utilisateurs à bien renseigner la propriété « title » (qui est par défaut le titre du doc dans les propriété du doc office).

Les dossiers doivent être réservés à la gestion des droits, à la partition du contenu en terme de volume, à assigner des méta par défaut. Pas d’autre raison de créer des dossiers !

– démo

Il montre un lib avec une vue a plat pour les lecteurs et une vue par dossier pour les contributeurs. Il se place en tant que contributeur et drag et drop des fichier dans un des dossier et les meta sont remplies par défaut.

4- construire file plan : un tableau de rétention des documents :

Contrat – description – 5 ans

SFD – …                    – 2 ans

Etc.

– démo dans les doc lib setting, on a un bouton pour générer un file plan qui liste les contents types, les politiques de rétention, etc.

5- mettre en place des schedule de rétention

– démo depuis lib setting. On peut baser le schedule sur des contenttype ou des répertoire.

6- définir la solution : in place ou record center

Un record center peut faire l’affaire si la politique de retention des sites n’est pas maîtrisée ou si l’administration des sites n’est pas « fiable ». On doit pouvoir maitriser les sites contenant les record pour faire du in place.

En contrario, le record center oblige a aller checker 2 endroits pour trouver ses documents.

Il a mis un tableau avec les pour et les contres pour choisir, il faudra le récupérer depuis les slides.

– démo de la déclaration de record in place et aussi du send to record center.

7- définir comment le contenu devient un record

Apres un certain temps ? Par code ? Workflow ? Manuellement ? A t-on des contraintes légales ? Peut-on laisser les utilisateurs définir les record seuls ?

8 – planifier l’intégration des emails

9- un file plan doit être tenu a jour pour savoir ce qui est archivé et comment

10- add ons 

Là il nous vend son consulting et des solutions de ses partenaires…

// ca y est Bob est content 🙂

// une question intéressante

Quoi de neuf coté doc ID ?

Rien c’est toujours aussi bof.

Fabien

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