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#SPC2012 : Overview of ECM for teams with Site Mailboxes

Session de 9h à 10h15 animée par Alfons Staerk (program manager Exchange) et Adam Harmetz (program manager SharePoint)

Petit résumé:

Session très intéressante sur les sites mailboxes qui sont une très belle évolution pour le travail en projet.

Le point négatif est qu’il faut être super à jour : SharePoint 2013 et Exchange 2013, ce qui devrait limiter les clients. Par contre, les clients sur Office 365 peuvent déjà commencer !

// Démarrage par une démo

Alfons nous montre un email dans outlook ou Adam lui demande il y a 3 semaines de commencer à travailler sur les slides.

Comment se passe la suite en général ? Des mails avec pièces jointes ?

Au lieu de ça, clic droit sur le mail et « create a site mailbox »

Il est dirigé vers SharePoint qui lui demande un nom et un policy.

Puis le site collaboratif est créé.

Ensuite il partage le site avec adam et d’autres.

Il faut maintenant ajouter une app site mailbox (pourquoi c est pas fait par défaut ?)

SharePoint et Exchange travaillent et hop le site avec l’app site mailbox est prêt !

Adam prend la main et montre son Outlook.

(pour l’anectode, ils sont sur Exchange Online donc ça marche en Office 365)

Après un peu de temps, la mailbox est visible sur outlook.

Il peut voir les mail et la liste de document.

Il drag n drop des slides dans la liste de document dans outlook.

Plutôt sympa.

On switch sur Alfons.

Il montre le site SharePoint sur IE et montre qu’il peut éditer le document depuis PowerPoint webapp.

Il nous font même une démo du co-authoring.

// on commence les slides maintenant : intro

les sites mailboxes sont le fruit du mariage d’Exchange et SharePoint.

Une intro sur l’ECM : il situe les site mailboxes du coté des team sites. Cela s’adresse donc au travail a plusieurs dans un site collaboratif.

// démo : les nouveautés du team site

Gestion de projet : Il nous montre un site d’équipe avec une liste de tâches. C’est plus pour ceux qui ne connaitraient pas les nouveautés du team site.

Prise de notes : Il nous montre le OneNote créé par défaut dans un team site.

Documents : il nous montre une liste de document avec le over panel qui affiche du Office WebApp. Il nous remontre que le over panel extrait les charts sur les fichiers Excel. Il nous fait une démo du drag n drop, pas de nouveauté, mais pour pimenter, il le fait de la main gauche 🙂 Ensuite une démo du quick edit qui remplace la datasheet sans ActiveX.

Conversation : il nous montre maintenant le newsfeed.

Tous ces éléments sont dispos mais il manque une pièce ! Les emails !

// on repasse au slides sur les site mailboxes

Tous les projets ont maintenant une adresse email, du coup, tous les mails concernant un projet sont accessibles à un endroit unique.

// Alfons repasse a une démo sur les sites mailboxes

Il nous montre la site mailbox app en cliquant dessus depuis SharePoint.

Ca ressemble bien évidemment fortement à du Outlook WebApp dans le contexte SharePoint.

Maintenant, il repasse à Outlook, la site mailbox est une boite de plus dans son panneau de gauche sous la boite personnel. Ces boites s’affichent automatiquement quand on est membre ou propriétaire de la boite.

Dans cette boite, on a un inbox avec les mails et un répertoire de document. On peut d’ailleurs en avoir plusieurs, toutes les doc lib s’affichent.

Par contre, pas de metadata des documents affichés (hormis nom, date de modif, auteur de la modif, taille)

Les documents se comportent comme les emails, il y a une gestion de la lecture/non lecture du document.

On peut ajouter la inbox ou les doc lib en favori dans outlook.

Maintenant il répond à un mail depuis son inbox perso et ajoute l’adresse de la site mailbox afin qu il y ait une copie dedans.

Idem, il peut glisser déposer des mail depuis sa boite personnelle vers la site mailbox.

Il glisse dépose une pièce jointe dans la doc lib du site mailbox, ça marche.

Ensuite il forwarde ce document et on voit qu’Outlook n’affiche qu’un lien et ne met pas de PJ.

Idem, il peut le faire en sélectionnant plusieurs éléments.

Maintenant, pour les mails importants (contrat) il montre qu’on peut glisser déposer un email avec ses PJ dans la doc lib. Comme ça l’email + les PJ sont archivés.

Maintenant : comment faire le tri dans ses sites mailboxes? On peut right cliquer sur une site mailbox et masquer une site mailbox. On peut évidemment depuis outlook gérer ses sites mailboxes pour en afficher une cachée.

// questions / réponses

Il conseille de créer une liste de distribution avec les membres de l’équipe + la site mailbox pour chaque projet. C’est comme ça qu’ils font chez Microsoft.

// slides : architecture

Les documents sont stockés dans SharePoint.

Exchange ne fait que les forwarder vers SharePoint et ne stocke qu’un lien vers le document dans SharePoint.

// slides : cycle de vie des sites mailboxes

Création : la création a été pensée pour être la plus simple possible

Utilisation

Fermeture : il faut gérer la closure au niveau projet, pas au niveau des items. Le contenu est ensuite accessible seulement depuis SharePoint.

Suppression

Le cycle est contrôlé par SharePoint. Exchange n’y peut rien.

// démo : policy

Depuis le site hub, il montre que quand on crée un site, une liste déroulante demande la policy. Cette liste de policies est paramétrable par l’admin au niveau site collection.

Il passe à un site déjà créé, il va sur ses sites settings et clique sur site policies. C’est ici donc qu’on gère ces policies.

Cette partie n’est pas spécifique aux sites mailboxes mais est plus générale et s’applique bien sur aux sites mailboxes.

// slide : Comment on provisionne une site mailbox ?

Out of the box : depuis un site SharePoint. On ajoute l’app site mailbox.

Custom self service : depuis Outlook, on peut pointer une page custom qui gérerait cette création

Depuis un site tierce qui provisionnerait le site dès que le projet démarre par exemple.

// slide : Comment on commence ?

Avec Office 365 : ça fonctionne déjà pour les nouveaux tenants !

OnPrem : 

  • SharePoint 2013 + Exchange 2013
  • Il faut déployer le user profile synchro et set up OAuth entre SharePoint et Exchange
  • et hop, les site mailboxes fonctionnent !
  • il faut déployer exchange 2013 si on veut accéder aux mailboxes depuis Outlook.

Un script powershell et un white paper sera (ou est) publié sur technet.

Hybrid ne fonctionne pas, le SharePoint et Exchange doivent être onPrem ou cloud mais pas hybrid.

Fabien

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