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#SPC2012 : Lead the Enterprise Social Revolution 5 steps to Drive Culture Change

Tuesday, 9h00, Dux Raymond Sy, Managing Partner, MVP

Le monsieur est un showman, il commence par clarifier les choses, il n’est pas le chanteur PSY et son Gangnam Style !

Résumé :

Gros show de Sy, pour expliquer 5 étapes pour la conduite du changement dans l’adoption d’un RSE.

Ce qu’il faut retenir est qu’il faut prévoir à l’avance son plan de mise en place de RSE, et ne pas faire ça sur un hasard en espérant que la magie se fasse. Il faut que tout le monde s’engage dans la conduite en faisant intervenir les exécutifs jusqu’à l’user qui devient un power user voire un évangéliste. Enfin il insiste sur le fait qu’il faut que la conduite puisse perdurer, cela ne se fait pas en un jour.

Il explique que le gros travail de l’adoption de SharePoint passe par l’accompagnement et la conduite au changement. Et l’objectif de la session est de donner quelques éléments.

La problématique de révolution sociale à plusieurs causes : BYOD (?), la vitesse à laquelle va le business. Avec la crise, nous avons tendance à devoir en faire plus avec moins à cause de coupes budgétaires etc.

Malgré tout, il explique qu’une entreprise ne veut pas que son « Enterprise social » devienne un facebook où chaque employé va poster une photo de son chaton le plus mignon.

Il faut alors définir clairement les choses en posant une définition commune dans l’entreprise.

« Enterprise social … an important method for enhancing communication coordination and collaboration for business purposes » Gartner

Pour lui, il faut répondre à la question « Why won’t this one fit ? » afin de savoir où vont les choses, quels sont les besoins de chacuns.

Il cherche à quoi correspond « Enterprise Social » pour chaque utilisateur et pourquoi en avons-nous besoin. Enfin pourquoi ça ne marche pas ?

Raisons :

* Manque de support de l’exécutif

* Manque d’appropriation

* Gap générationnel (ce n’est pas facebook)

* Qu’y a-t-il dedans (il plaisante en citant email ? excel ? – non il faut que les personnes comprennent ce qu’il y a dedans) « There is nothing more difficult to take in hand, more perilous to conduct, or more uncertain in its success, than to take the lead in the introduction of a new order of things » Niccolo Machiavelli

Il explique qu’il n’est donc pas suffisant de juste dire que nous mettons SharePoint pour avoir du social, il faut absolument apporter la conduite au changement qui va avec, et différentes étapes.

Etapes :

  1. Gagner l’engagement de l’exécutif
Il faut carrément l’investissement de l’exécutif (non pas juste le support), en commençant par leur expliquer ce que peut leur apporter un RSE. Il doit faire absolument s’engager dans cette conduite de changement. Il prend l’exemple d’un client où il l’a accompagné 2 mois pour lui expliquer les points où son entreprise doit changer en termes de collaboration (ex : mettre un lien vers un doc sur SP plutôt que en PJ), et il a eu un retour que 6 mois plus tard comme quoi ça marche. Cela met du temps. Pour ce faire, il estime que c’est leurs rôle (lui + exécutif) d’amener l’innovation en entreprise, en expliquant la valeur « business » du changement.

  2. Développer des cas d’usages
Ne pas énumérer les fonctionnalités en showcase car comme une ferrari savoir qu’on a une ferrari c’est bien mais si on sait s’en servir, c’est mieux. Ici l’idée qu’il veut transmettre est l’idée qu’il faut identifier les solutions qu’apportent un RSE dans l’entreprise, les problèmes qu’il peut résoudre, ce qu’il peut apporter. Il conçoit qu’il n’est pas simple de rendre les choses simples lorsque nous parlons de RSE. Le but est d’éduquer et que l’exécutif soit engagé.

  • Identifier les quick wins : petites fonctionnalités qui peuvent apporter une amélioration. Commencer par les petites choses qui sont familières avec eux, commencer par améliorer ce qu’ils connaissent bien, avant de leur amener beaucoup d’innovations. EXEMPLE de cas : un comptable reçoit des Excel qu’il doit consolider à chaque fin de mois. Il explique s’il peut gagner moitié de temps sur cela, mais elle répond OK mais à la seule condition de ne rien avoir à réapprendre car elle part à la retraite. Il fait un démo avec une table Excel et la fonctionnalité « Publish and allow sync » en mettant un lien vers le lien de la liste. Cela permet d’exporter un Excel vers une liste SharePoint. Il follow le site. Il remplit la liste sur SP. Il retourne sur Excel, fait un synchronize et récupère les éléments dans son Excel –> ça c’est Enterprise Social.

3. Etablir la roadmap du RSE
Il concerne cela comme un voyage où on commence par 1) Connecter // 2) Renforcer (empower) : une fois qu’ils sont familiers avec ce qu’ils connaissent, passer à ce qu’ils ne connaissent pas, aller plus loin. // 3) S’engager : s’aider mutuellement. Quelqu’un qui est familier avec l’outil peut devenir comme un évangéliste en aidant ses collaborateurs.

  • Pour ce faire il faut prioriser : Pour ce faire, aller voir les responsables. Estimer quels sont les points qui font perdre du temps et de l’argent (Ex : processus de recrutement prenant 3 mois). Il explique qu’il peut en quelques dizaines de minutes créer un prototype d’appli avec Infopath et workflow, créer un formulaire de recrutement, tracer les éléments et faire réagir le RH sur la facilité de l’outil.
  • Par département, il énumère les fonctionnalités en leur laissant prioriser de 1 à 5. Il estime ensuite l’effort nécessaire pour implémenter cela de 1 à 5 sur une échelle de temps bien définie (20h = 1 par ex). Impact et avec tout ça il a un score qui va lui refléter ce qui est important pour le business, ce qui met du temps pour les IT.
  • Il découpe ensuite les lotissements selon les priorités

  4. Identifier les champions et groom

  • On ne peut pas dire qu’un seul département business ou IT peut conduire tout le projet
  • Il faut l’investissement de tout le monde.
  • « Common people achieving uncommon results »
  • Il explique que la comptable Sally de tout à l’heure était sa championne
  • Il faut identifier les personnes opérationnelles (pas forcément managers) qui ont gagné à utiliser les pilotes. Ce seront les meilleurs évangélistes dans l’entreprise

  5. Avoir une adoption durable

  • Il ne suffit pas d’avoir juste une formation à un moment T, il faut quelque chose de durable
  • Il prend l’exemple de son fils. Il voulait que son fils apprenne le chinois comme lui, et se disait qu’il pouvait apprendre ça à 16 ans. Mais finalement son fils à avoir appris à un moment T, l’a oublié 2 ans plus tard. Il explique l’analogie en disant qu’il faut une continuité dans l’apprentissage pour faire perdurer l’adoption
  • Il montre l’exemple des « SharePoint Olympics », dans une entreprise, où il avait fait des sessions de 20min sur un thème toutes les semaines.

Il y avait à gagner Les effets désirés :

* Susciter l’excitation : utiliser des jeux pour faire participer les gens (iusesharepoint.com –  productivityhub.com).

* Facilitate change : ne pas forcément tout changer d’un coup, se baser sur ce qu’ils connaissent (ex : de power user etc qui ne veut rien dire pour les néophytes).

* Empower adoption : insister sur les moyens d’adoption, ne pas faire en one shot, insister sur le temps

Il définit 3 étapes pour cela. Définir une timeline où on passe de l’achat, la mise en place, la prise de conscience des utilisateurs et enfin l’engagement des utilisateurs dans la conduite aux changements.

Il insiste sur le fait que rien ne se fait par miracle, il faut « gagner » intentionnellement. Il ne faut pas mettre un RSE en place et espérer que la magie se fasse tout seul. Il faut mettre le en place en prévoyant tout ça.

Il finit la session par nous faire danser sur Gangnam Style … ce monsieur est un showman.

Christian

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